3 Maneiras de Tornar sua Coleta de Dados Digital

A Família Pereira mora em Igatu, interior da Bahia. João, o pai da família, decidiu há 3 anos investir em uma cisterna, fornecida por um negócio social, para ter mais tranquilidade nos períodos de seca. Quando a cisterna precisa de manutenção, João liga para a empresa e a equipe de campo, por meio de um código de barras na própria cisterna, acessa todo o histórico de manutenção e pode criar hipóteses antes mesmo de colocar a mão no equipamento. 

Na escola de Jéssica, filha mais velha, sua professora Marlene digita a frequência e as notas dos alunos em um formulário digital que a prefeitura disponibilizou. Ela consegue ver todo o histórico desses dados no próprio dispositivo onde digita as informações, não dependendo mais do retorno da prefeitura para isto. Uma vez por mês a supervisora pedagógica visita a escola, copia os dados e faz o upload no sistema de gerenciamento quando chega na Secretaria de Educação. 

Nalva, a nova agente comunitária de saúde, foi conhecer a família. Durante a visita, mediu a pressão de Marlene, esposa de João, e viu que ela estava com um pico de pressão alta. Pediu para Marlene fazer a identificação biométrica no tablet onde ela registra os dados dos pacientes e o sistema mostrou que Marlene vem apresentando alta variação na pressão. Nalva, então, fez uma anotação no sistema para lembrar de avisar o médico da família para repensar a medicação dela. 

Essas histórias da família Pereira exemplificam situações nas quais profissionais realizam  coleta de dados e se beneficiam em tempo real das informações em processos baseados no uso de tecnologias digitais. Você já se perguntou como a adoção da tecnologia pode transformar a realidade da coleta de dados da sua organização?

Muitas organizações de impacto social são atoladas pela entrada manual de dados, uma mistura de planilhas e papéis e bancos de dados antiquados que tornam quase impossível obter uma compreensão precisa e oportuna do progresso. Selecionamos três tipos diferentes de ferramentas digitais e histórias reais que podem inspirar você a inovar na maneira como sua organização coleta, armazena e acessa informações.

 

1. Formulários Digitais

Os formulários digitais estão se tornando cada vez mais comuns e já são ferramentas utilizadas pelas organizações para muitas finalidades – desde a inscrição em eventos até coleta de dados de seus processos avaliativos. Se olharmos para estes formulários pelo viés da acessibilidade do usuário final, podemos classificar essas ferramentas em duas classes diferentes de acessibilidade: i. via web e mobile e ii. somente mobile.

i. Web e Mobile

Os formulários da primeira classe são aqueles que podem ser respondidos tanto em browsers de desktops/notebooks quanto em dispositivos móveis, como tablets e celulares. Além disso, no geral, eles têm uma interface de usuário para gerenciamento dos formulários e dos dados que pode ser facilmente acessada e administrada em browsers de desktops/notebooks. No âmbito do impacto social, destacamos aqui duas funções que estes formulários podem ter e que normalmente são feitas por outras ferramentas ou até mesmo offline: 

  • Monitoramento interno 

Um exemplo desta função é o caso da X-runner Venture, uma empresa social que fornece serviços higiênicos de saneamento doméstico para famílias nas áreas periféricas de Lima, Peru. Nos primeiros anos, a empresa social gerenciava suas operações por meio de uma variedade de métodos online e offline, incluindo formulários e planilhas. As informações dispersas dificultavam o processo de rastreamento de clientes e satisfação do usuário pelos gestores. Ao centralizar sua coleta de dados em uma única aplicação de formulário online (Formyoula), a equipe passou a registrar as informações por aplicativo móvel durante as visitas aos clientes e sincronizá-las com o seu sistema de monitoramento assim que o telefone fosse conectado à Internet, ganhando agilidade e confiabilidade em seus dados.

  • Pesquisas externas

Um caso deste tipo foi o que empreendeu a TechnoServe, uma organização sem fins lucrativos que opera em 30 países e, em 50 anos, já impactou milhões de homens e mulheres empreendedores no mundo em desenvolvimento para construir fazendas, negócios e indústrias competitivos. À medida que a TechnoServe expandiu seu alcance, também precisou capilarizar a coleta de dados de avaliação para calcular o retorno financeiro de seus investimentos. A organização aumentou a flexibilidade de sua coleta com formulários online (CommCare) para suas áreas de cobertura e passou a capturar com mais precisão a escala de seu impacto.

Existem muitas opções destas ferramentas no mercado: Google Forms, SurveyMonkey, SurveyGizmo, CommCare, Kobo Toolbox, Formyoula. Além de questões textuais, uma parte destas ferramentas também incluem outras funcionalidades que incrementam a potência da sua coleta de dados, como o upload de fotos, vídeos e áudios e a leitura de códigos de barras e NFC.

Os preços variam de acordo com a complexidade da sua demanda. Há ferramentas gratuitas que fazem muito bem o básico de coleta de dados, como o Google Forms. Há opções básicas gratuitas de ferramentas pagas, há empresas que oferecem descontos para organizações sem fins lucrativos e outras, ainda, têm planos específicos para o volume de dados que a organização coleta. Ponha no papel quais são suas reais necessidades e as utilize como balizas para saber se e como investir nesses casos.

ii. Mobile Apenas

Os formulários digitais da segunda classe – acesso somente via mobile – são ferramentas mais específicas para coleta de dados em campo ou com amostras populacionais bem específicas. Estas poderosas ferramentas ajustam a experiência do usuário somente para tablets ou celulares e, no geral, possuem tecnologia para coleta de dados online e offline por terem como princípio a mobilidade e, portanto, a incerteza de acesso à Internet. 

Esta foi a escolha da Iluméxico, uma empresa B que desde 2010 fornece energia solar para famílias rurais mexicanas com o objetivo de acabar com a dependência das famílias de velas ou lâmpadas a diesel, cujos efeitos negativos à saúde e risco de incêndio são notáveis. O crescimento da operação da empresa trouxe complicações para gerenciar os dados de forma eficaz e acompanhar a cadeia de vendas crescendo em uma área geográfica cada vez mais distribuída. Por meio de um aplicativo de questionários mobile, a equipe de campo passou a responder, em cada visita, a uma pesquisa sobre renda, produtos desejados e também a fazer leituras de códigos de barras dos produtos em uso. Assim, os funcionários passaram rastrear facilmente os produtos em uso pelo cliente e as potenciais vendas, enviando as informações diretamente para o seu sistema de CRM.

Algumas opções no mercado deste tipo de formulário são o Open Data Kit, o Taroworks e o Magpi. Assim como os formulários de acesso web e mobile, há opções gratuitas, com descontos para organizações sem fins lucrativos e planos específicos para as necessidades de coleta.


2. Dados Biométricos

Uma dificuldade frequente em coleta de dados é a identificação de usuários que participaram de programa social ou até mesmo daqueles que já estiveram envolvidos na própria coleta de dados. Para se ter uma ideia do tamanho deste problema, imagine, por exemplo, o cotidiano de um agente comunitário de saúde que precisa visitar diariamente diferentes casas com alta rotatividade de moradores. Esta rotina exige do profissional de saúde parte considerável do seu tempo procurando por fichas ou por cadastros dessas pessoas em sistemas para, só depois, conseguir inserir os dados coletados na própria visita. Agora, imagine se este agente comunitário possuir em mãos um sistema que pode fazer a identificação biométrica das pessoas em um celular, retornando automaticamente o histórico de registros deste paciente para que ele possa dar prosseguimento ao atendimento. Este sistema biométrico pode garantir muitos minutos a mais de dedicação destes profissionais à sua atividade fim, atendendo às pessoas ou discutindo os casos com a sua equipe de saúde.

Há uma empresa no mercado chamada Simprints focada em dados biométricos para o setor de impacto social. No site da empresa você pode encontrar outros casos inspiradores como a identificação biométrica para evitar fraudes em projetos que fornecem recursos financeiros, para identificar pacientes em campanhas de imunização e muitos outros. 


3. Reconhecimento óptico de caracteres (OCR)

Se a sua organização está pensando em fazer a transição do papel para o digital, você deve ficar feliz da vida só de pensar que seus dados estarão em bonitos gráficos autoexplicativos ou ao alcance de um Ctrl+F, para procurar algo que você queira no HD do seu computador ou na nuvem. Todavia, ao mesmo tempo, provavelmente você deve sentir uma dor no coração toda vez que lembra que todo o seu histórico prévio de dados está em prateleiras fechadas dentro do arquivo físico da sua organização. 

Estes dados estão perdidos? Será que você terá que consultar arquivos manualmente toda vez que precisar se referenciar ao passado? A resposta é: não! O avanço da inteligência artificial tem buscado solucionar isto e hoje é possível encurtar consideravelmente a estrada para ter todos os seus dados digitalizados em arquivos que você possa acessar e interagir com o conteúdo – e não somente em imagens estáticas dos arquivos físicos. 

Uma tecnologia conhecida como Reconhecimento Óptico de Caracteres (do inglês Optical Character Recognition – OCR) foi desenvolvida para reconhecer digitalmente caracteres impressos ou escritos à mão em documentos físicos. Para isto, basta você digitalizar o documento com um scanner e o software de OCR fará o rastreamento do texto na imagem, armazenando-o em um arquivo editável, como de um Word. A tecnologia OCR em si não é recente, mas ela foi muito beneficiada com a evolução dos algoritmos da inteligência artificial. Hoje, é possível ter leitura via software dos arquivos, tanto com textos impressos quanto escritos à mão, com uma acurácia maior que a leitura humana.

Se este é o seu caso ou da sua organização, vale buscar este tipo de ferramenta para auxiliá-lo nesta empreitada. Dois concorrentes relevantes do mercado que vale checar são o Vidado e o Remark

As empresas de tecnologias digitais têm desenvolvido muitas soluções que podem favorecer as coletas de dados de diferentes maneiras, contribuindo para que as organizações economizem recursos e tempo das suas equipes na coleta, tratamento e armazenamento das suas informações vitais.

Neste artigo, procuramos trazer boas soluções neste sentido e o passo a ser dado depende das necessidades e dos recursos de cada empreendimento. Neste caminho de escolha da melhor solução para você, é importante considerar os seguintes aspectos:

  • Planejamento

A adoção da tecnologia vai envolver, provavelmente, recursos físicos e humanos e também mudanças de processos. Busque conhecer as implicações que a adoção da tecnologia terá no cotidiano da sua instituição e desenhe um processo para lidar com os principais pontos de virada e problemas que ela pode trazer.

  • Custo

Há tecnologias desde zero custo até alto custo. No geral, quanto menor o custo, maior a demanda por configurações manuais e menores são as possibilidades de análise que ela oferece. É importante ponderar sobre a capacidade e o tempo do time para escolher aquela que melhor possa atender à sua organização. Duas dicas antes de fechar a assinatura de uma ferramenta digital: tente um free-trial para testar a aderência e o atendimento às suas necessidades; e veja se ela tem descontos para organizações do seu tamanho e/ou finalidade.

  • Treinamento da equipe

A adoção da tecnologia representa, muitas vezes, mudanças de processos que se repetem há anos nas organizações e mudar hábitos é difícil. Prepare treinamentos para o uso das ferramentas e ajude as pessoas a se sentirem confiantes na adoção do novo recurso/processo na organização. Se for possível, traga os resultados do trabalho e mostre os aprimoramentos gerados para que as pessoas vejam que o esforço de mudança está valendo a pena.

 

Agora, aproveite ao máximo essas informações, navegue nos sites mais profundamente, entenda os recursos e comece a elaborar um plano para usar a tecnologia para simplificar e fortalecer, tornando a coleta de dados da sua organização cada vez mais digital! Saiba mais sobre como as organizações em todo o mundo digitalizam a coleta de dados em www.verasolutions.org.

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