6 ferramentas para organizar sua vida pessoal e profissional

Já estamos na contagem regressiva para finalizar o ano. O sentimento é de analisar o que aconteceu durante 2021 e organizar a vida pessoal e profissional.

Para quem vive no mundo digital e na Era dos dados, é importante aprender como otimizar o tempo e aproveitar todas as ferramentas disponíveis para nos ajudar a encontrar as melhores soluções para o planejamento de 2022. 

Aqui vão algumas dicas de 6 ferramentas que podem ser usadas para organizar a rotina, projetos, ideias e tarefas do dia a dia, que foram testadas e aprovadas pela nossa equipe do Social Good Brasil. Todas são gratuitas e possuem planos pro que dá acesso a funcionalidades melhores. 

  1. Trello 

O Trello é uma ferramenta muito conhecida para organizar a vida pessoal e profissional! Usada por criadores de conteúdo, empreendedores e em organizações. Por aqui somos fãs! Ele foi idealizado a partir da metodologia japonesa “Kanban” que utiliza sistemas de organização ágeis. As possibilidades são infinitas: é possível criar tarefas com checklists, dividi-las entre os membros de uma equipe, ou até mesmo uma pessoa pode separar tarefas por fazer, fazendo e feito ou puxar as prioridades para os dias da semana. Por aqui, cada área tem o seu “quadro” e é onde organizamos as prioridades de cada semana. Você costuma fazer aquela “to do list” no caderninho? Então o Trello é perfeito para começar a digitalizar suas atividades. E você também pode acompanhar pelo aplicativo no celular! 

  1. Notion 

O Notion com certeza é o queridinho da equipe de Comunicação do SGB. Aqui nós usamos a ferramenta para organizar o calendário editorial e os conteúdos que vão para as redes sociais. Os stories e publicações no Instagram, Linkedln e Youtube, tudo está setorizado para que a equipe saiba como serão as postagens durante cada mês. A organização é feita pelas seguintes categorias: nome das redes sociais, status da criação, texto da legenda, conteúdo do post e até mesmo as artes. Também é possível conectar com outros sites para otimização de trabalho, como Slack e Airtable. E um bônus: por ali também colocamos status para as métricas do mês em forma de corações coloridos. Assim, conseguimos visualizar de forma divertida como está sendo o alcance, engajamento ou outros dados que são relevantes pra nós.

  1. Slack 

O futuro do trabalho trouxe a expansão do home office para a maioria das empresas e por isso também surge a necessidade de organizar a vida pessoal e profissional, além de humanizar as relações. O Slack é um aplicativo de mensagens para organizações que facilita a interação e agrupamento de trabalhos dentro dos setores, sem precisar utilizar outras ferramentas de uso pessoal (como o Whatsapp) para tratar de assuntos de trabalho. 

Nele é possível criar os chamados “canais” de comunicação, cada um para organizar diferentes assuntos, e assim adicionar as pessoas responsáveis pelos projetos. Além disso, no Slack também podemos mandar mensagens diretas para as pessoas adicionadas na organização. Na ferramenta, também é possível ter um histórico das conversas, facilitando a busca por informações e arquivos. Se você pensa que vai sentir saudade dos stickers, por lá é possível enviar GIFs. 

  1. Airtable 

O Airtable é usado no SGB como um grande “baú” de dados. Com um design clean e amigável, fácil de aprender, é possível armazenar dados na nuvem e executar todo fluxo de dados em uma só ferramenta. 

No Airtable, você pode organizar as informações de cada fluxo de trabalho em uma base. Cada base é composta de tabelas, uma para cada grupo de informações semelhantes que você descreveu em seu fluxo de trabalho. Por exemplo, você pode ter tabelas para projetos, ativos e clientes.

Além disso, também é possível compartilhar com toda a equipe. Por aqui, temos pastas de cada área. Durante a campanha do Festival SGB, por exemplo, foi possível dentro de apenas um lugar, acompanhar os nomes sugeridos para palestrantes, checar o status de convites e confirmações, ver a minibio e outras informações importantes, além de compartilhar essa visualização direta com parceiros e assessoria de imprensa. 

  1. Google Drive 

As ferramentas da Google já são muito conhecidas pela maioria das pessoas, mas será que você sabe utilizá-las da melhor maneira possível para organizar a vida pessoal e profissional? O Drive é um local de armazenamento de arquivos – fotos e vídeos, documentos, planilhas e apresentações que ficam salvos na nuvem. 

No SGB, usamos como uma grande biblioteca virtual. As pastas do Drive são divididas entre os setores da organização, como Comunidade, Institucional, Comunicação e entre outros. Com isso, é possível compartilhar entre diversos emails e pessoas, de dentro e fora da organização, para que consigam acessar e editar os arquivos. O armazenamento gratuito que o aplicativo oferece é de 15 GB, mas é possível comprar mais espaço.. 

Com essa ferramenta, você pode organizar o seu ano em pastas com os setores da vida em diversas categorias: trabalho, finanças (e aqui é possível inserir planilhas), escola ou universidade, livros, fotos de inspiração e muitas outras.  

  1. Miro

O Miro é usado para produzir mapas mentais no ambiente virtual, principalmente para organizar informações de forma divertida, visual e interativa. É possível incluir referências em formato de links, fotos e post its (tudo online!), e ainda você consegue compartilhar com outras pessoas para que tenham contribuições. No SGB, utilizamos durante as apresentações para a equipe e toda comunidade, mas principalmente no planejamento e cocriação do Festival SGB. Para usar as lousas digitais em um trabalho colaborativo, é possível na versão gratuita ou paga.

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